Sistem Informasi Manajemen : "Sistem Informasi, Organisasi, Manajemen, dan Strategi"

A.    ORGANISASI DAN SISTEM INFORMASI

Gambar 1- Hub. Antara organisasi dan sistem informasi

Berdasarkan gambar tersebut kita lihat bahwa ada hubungan yang sifatnya cukup kompleks antara organisasi dan sistem informasi. Hubungan tersebut mendasari fungsi dari sistem informasi bagi organisasi dalam hal ini perusahaan.

Pengertian Organisasi:

Organisasi adalah kumpulan dari 2 orang atau lebih bersifat stabil dan bersifat formal, mengambil sumber daya dari lingkungan mengolahnya untuk menghasilkan output.

Berikut merupakan karakteristik dari organisasi:

-       Menggunakan hirarki terstruktur/ struktur organisasi

-       Memiliki sistem di dalam perusahaannya terutama dalam pengambilan keputusan

-       Memiliki prinsip dalam kegiatannya sehingga menjadi efektif

Berdasarkan gambar diatas maka ada beberapa faktor yang memediasi hubungan antara sistem informasi dan organisasi yaitu:

-       Faktor Lingkungan

-       Budaya

-       Struktur

-       Standard operasi

-       Bisnis Proses

-       Politik

-       Management pengambilan keputusan

-       Perubahan

Dalam perusahaan aktivitas terbagi menjadi dua yaitu: Rutinitas dan Bisnis proses

-       Rutinitas; merupakan aktivitas atau kegiatan dalam perusahaan yang dilakukan setiap harinya oleh individu. Aktivitas ini tertuang dalam standard operasi/prosedur perusahaan.

-       Bisnis proses: aktivitas dalam perusahaan, dimana aktivitas tersebut terdiri dari kegiatan yang saling berkaitan. Sehingga dapat dikatakan bahwa bisnis proses merpakan kumpulan dari rutinitas. Di dalam perusahaan bisa terdiri dari kumpulan bisnsi proses.

Gambar 2 – Perbedaan Rutinitas dan bisnis proses

FITUR ORGANISASI

Rutinitas dan Bisnis proses	Penjelasan di atas
Politik Organisasi	Politik dimaksudkan pada ilmu dalam mempengaruhi orang lain untuk mengikuti maksud kita. Politik dalam organisasi ada yang memiliki maksud positif adapula yang negative.
Budaya Organisasi	Budaya adalah kebiasaan yang melekat pada suatu organisasi
Lingkungan organisasi	Lingkungan perusahaan menyangkut kepada lingkungan mikro dan lingkungan makro baik kaitannya pada lingkungan internal dan eksternal
Struktur organisasi	Berkaitan pada bentuk organisasi tersebut yang menjelaskan mengenai suatu jenjang dalam organisasi. •  Entrepreneurial •  Machine bureaucracy •  Divisionalized bureaucracy •  Professional bureaucracy •  Adhocracy
Fitur organisasi yang lain	Goals/target Gaya kepemimpinan Pekerjaan

A.    DAMPAK SISTEM INFORMASI PADA ORGANISASI

Penggunaan sistem informasi pada organisasi tentunya memiliki dampak yang besar bagi organisasi tersebut, dan tidak dapat dipungkiri bahwa dampak tersebut bisa bernilai positif ataupun negative. Berikut merupakan dua dampak besar sistem informasi pada organisasi yaitu:

1.     DAMPAK EKONOMI

Jika ditinjau dari segi ekonomi, IT memiliki dampak yang begitu besar. Seperti yang kita ketahui bahwa semakin besar perusahaan hal ini berarti bahwa cost (biaya yang dikeluarkan juga semakin besar.

Ketika besarnya pemanfaatan IT digunakan dalam perusahaan tentunya akan banyak komponen biaya yang dapat dipangkas. Hal ini bisa terjadi karena IT selain perusahaan berinvestasi perusahaan juga dapat melakukan outsourcing dimana bekerja sama dengan pihak ke3, sehingga dapat memangkas biaya yang keluar.

Sebagai contoh ketika pemanfaatan IT sudah besar tentunya faktor produksi seperti biaya tenaga kerja dapat ditekan. Demikian juga dengan biaya transaksi. Biaya transaksi yaitu biaya yang dikeluarkan atas kegiatan yang dilakukan dipasar. Maka dapat dikatakan bahwa jika perusahaan semakin besar maka biaya traksaksi juga semakin besar.

Gambar 3 -  Transaction Cost Theory

Sehingga dapat kita simpulkan melalui pemanfaatan IT ini dampak eknomi yang dirasa perusahaan yaitu: dapat mengurangi biaya operasional perusahaan .

1.     DAMPAK PERILAKU ORGANISASI

Dampak pada perilaku organisasi dapat dilihat bahwa jika sebelum adanya pemanfaatan IT dalam perusahaan struktur organisasi perusahaan terlihat tinggi. Hal ini berarti bahwa adanya banyak jenjang jabatan pada organisasi tersebut. Hal ini memiliki dampak bagi perusahaan dimana perusahaan menjadi memiliki birokrasi yang cukup panjang dan susah dalam mengambil keputusan.

Jika anda melihat gambar diatas, gambar tersebut merupakan perbedaan antara struktur organisasi yang belum memanfaatkan IT dan yang sudah memanfaatkan IT. Jika perusahaan tersebut telah memanfaatkan IT, akan membuat bentuk struktur organisasi menjadi lebih flat dan melebar. Hal ini berdampak kemana? Hal ini berdampak pada perilaku organisasi dimana jika perusahan tersebu memanfaatkan IT, otomatis ada beberapa bidang pekerjaan yang sudah mengganakan perangkat IT. Berarti bahwa dapat memangkas beberapa jenjang jabatan yang tidak perlu, atau mempersingkat dalam hal pengambilan keputusan karena pendeknya organisasi.

1.     RESISTAN TERHADAP PERUBAHAN      Jika 2 dampak diatas merupakan dampak positif terhadap pemanfaatan IT, berikut ada hal yang perlu diantisipasi oleh para pemimpin perusahaan ketika ingin berinvestasi IT di perusahaannya Hal ini adalah pihak yang menolak adanya perubahan. Perlu kita ketahui bahwa dengan adanya pemanfaatan IT di perusahaan akan membuat perubahan dari berbagai macam bidang. Perubahan tersebut belum tentu disenangi oleh individu dalam perusahaan. Banyak juga yang menentang. Berikut merupakan beberapa alasan individu bersikap resistan/menolak perubahan:

1.     Task (Pekerjaan): individu menjadi takut dengan masuknya IT akan menambah banyak pekerjaan mereka.
2.   .  Technology (Teknologi); individu menjadi takut tidak bisa menggunakan perangkat-prangkat teknologi yang ada.
3.     People (Orang): individu menjadi takut hal menjalin hubungan atau komunikasi denga orang lain dalam organisasi
4.    .Structure (Struktur): individu menjadi takut dengan masuknya IT dapat meghilangkan pekerjaan mereka.

PEMANFAATAN IT UNTUK MEMBUAT STRATEGY PERUSAHAAN

Jika kita mengenal atau belajar manajemen strategi ada berbagai macam cara atau langkah dalam melakukan formulasi strategi. Contoh:

Michael Porter’s competitive forces model 

Dalam model Porter dapat dilihat bahwa strategi yang dilihat dari segi perusahaan, pesaing dan juga lingkungannya. Saat ini kita akan melihat bagaimana memformulasikan strategi dengan pemanfaatan IT. Dalam pemanfaatan IT ada beberapa formulasi strategi yang dibisa dibagi yaitu:

-       Low-cost leadership: yaitu strategi kepemimpin harga, dimana kita menjual produk dengan harga paling rendah dari pesaing kita

-       Product differentiation: yaitu strategi dengan membuat produk kita berbeda dengan pesaing

-       Focus on market niche: yaitu focus pada relung pasar, diamna kita memiliki spesifikasi customer yang khas

-       Strengthen customer and supplier intimacy: yaitu strategi penguatan pada konsumen dan supplier